Microsoft 365 Yedekleme

Paylaşılan sorumluluk modeli: Microsoft neyi korur, neyi korumaz?

Microsoft 365, paylaşılan sorumluluk modeliyle çalışır. Microsoft; veri merkezlerinin, donanımın, hizmetin çalışır durumda kalmasının ve platform düzeyindeki çoğaltmanın sorumluluğunu üstlenir. Verinin kendisi, yani kimin neyi sildiği, hangi kaydın ne kadar tutulacağı ve yanlış bir işlemin nasıl geri alınacağı ise kurumun sorumluluğundadır. Platform içindeki çoğaltma, bir silme veya şifreleme işlemini de anında tüm kopyalara yansıtır; yani çoğaltma yedeğin yerini tutmaz.

Bu süreler Microsoft’un kendi belgelerinde tanımlıdır: Exchange Online’da kalıcı olarak silinen öğeler varsayılan olarak 14 gün, en fazla 30 gün saklanır; SharePoint’te silinen öğeler 93 gün sonra geri dönüşüm kutusundan da kalkar. Microsoft Hizmet Sözleşmesi de hesap kapatıldıktan sonra içeriğin geri getirilemeyeceğini belirterek düzenli bir yedekleme planı yapılmasını önerir. 30 günden sonra fark edilen bir silme ya da fidye yazılımı kaynaklı şifreleme, ancak kiracının dışında tutulan bir yedekten geri alınabilir.

Exchange, OneDrive, SharePoint ve Teams verisi nasıl yedeklenir?

Microsoft 365 yedekleme, her iş yükünün verisini kendi yapısına uygun şekilde ele alır:

• Exchange Online: posta kutuları, arşiv posta kutuları, takvim, kişiler ve paylaşılan posta kutuları. Microsoft 365 mail yedekleme, tek bir iletinin eski sürümüne dönebilmeyi sağlar.
• OneDrive for Business: kullanıcı dosyaları ve klasör yapısı, sürümleriyle birlikte.
• SharePoint Online: site koleksiyonları, belge kitaplıkları, listeler ve izinler.
• Microsoft Teams: kanallar, kanal gönderileri ve ekip ayarları. Teams’te paylaşılan dosyalar arka planda SharePoint ve OneDrive’da tutulduğu için bu iş yükleri birlikte yedeklenir.

Geri dönüşüm kutusu ve saklama ilkeleri (retention policy) belirli bir süreyle sınırlıdır ve aynı kiracı (tenant) içinde çalışır; kiracı düzeyinde bir yönetici hatası ya da hesap ele geçirilmesi bu katmanları da etkileyebilir. Veeam Backup for Microsoft 365 ile alınan yedekler kiracının dışında, ayrı bir altyapıda saklanır.

Geri yükleme sırasında esneklik de önemlidir. Bir e-posta orijinal posta kutusuna, farklı bir kullanıcıya ya da dışa aktarılmış bir dosyaya geri alınabilir; bir SharePoint belgesi eski bir sürümüyle aynı kitaplığa yeniden yazılabilir. Hukuki inceleme veya iç denetim durumlarında, yedek içinde tarih, gönderen ya da anahtar kelimeye göre arama yapılarak ilgili kayıtlar üretim ortamına dokunmadan bulunabilir. Yedekleme sıklığı ve saklama süresi iş yükü bazında ayrı ayrı tanımlanabildiği için, örneğin posta kutuları için uzun, geçici proje siteleri için daha kısa bir politika uygulanabilir. Yedekleme işlerinin durumu raporlanır; hatalı veya atlanan kullanıcılar izleme sürecinde tespit edilir.

Microsoft 365 yedeklemede sık yapılan hatalar

1. Saklama ilkesini yedek sanmak: saklama ilkesi veriyi aynı ortamda tutar; kiracı düzeyindeki sorunlara karşı bağımsız kopya sunmaz.
2. Ayrılan çalışanın lisansını yedek almadan kaldırmak: posta kutusu ve OneDrive verisi belirli bir süre sonra kalıcı olarak silinir.
3. Yalnızca e-postayı yedeklemek: Teams ve SharePoint’teki ortak çalışma dosyaları kapsam dışında kalır.
4. Saklama süresini mevzuata göre belirlememek: KVKK ve sektör düzenlemeleri, hangi verinin ne kadar tutulacağını etkiler; bu konuda KVKK ve güvenlik danışmanlığı desteği alınabilir.

Sunucu ve veritabanı verisi için ayrı bir yapıya ihtiyaç varsa cloud veri yedekleme hizmetiyle aynı yedekleme stratejisi altında birleştirilebilir.